14 unglaublich nützliche Dinge, von denen Sie nicht wussten, dass Google Drive sie tun kann.

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Voiced by Amazon Polly

Nutzen Sie den Online-Speicherdienst von Google „Google Drive“ mit diesen unerwarteten Optionen und produktivitätssteigernden Add-ons besser denn je.

Wenn Sie an Google-Drive als einen bloßen Ort denken, an dem Sie Ihre Dateien ablegen können, verpassen Sie einige ziemlich mächtige Möglichkeiten.

Unterhalb seiner flauschigen Cloud-Außenseite enthält Drive alle möglichen nützlichen Tools zum Sammeln von Informationen, Arbeiten mit Daten, Organisieren Ihrer virtuellen Güter und externen Teilen von Inhalten. In einigen Fällen sind die Optionen direkt in Drive integriert, in anderen Fällen benötigen sie etwas Hilfe von einer verbindenden App oder einem Dienst.

Eines haben sie jedoch alle gemeinsam: Sie sind genau dort und warten nur darauf, umarmt zu werden. Alles, was du tun musst, ist, sie aufzudecken. Hier sind 14 Möglichkeiten, wie Drive Ihre Tage ein kleines bisschen einfacher machen kann – und den Weg für eine produktivere, problemlose Woche ebnen.

SCHNELLE DATENSPEICHERUNG

1. Scannen Sie Dokumente und Belege direkt in Drive mit der Google Drive App für Android. Öffnen Sie einfach die App, tippen Sie auf das Plus-Symbol in der rechten unteren Ecke und wählen Sie „Scannen“ – oder sparen Sie sich einige Schritte, indem Sie das Symbol der App lange drücken und „Scannen“ gleich auswählen. Sie können die Option „Scannen“ auch per Drag-and-Drop auf Ihren Startbildschirm ziehen oder das Laufwerk-Widget für den On-Demand-Zugriff mit nur einem Klick verwenden.

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Wie auch immer Sie es tun, Drive speichert Ihr Bild als PDF und macht seinen Text dann für eine spätere Suche durchsuchbar. (Und es tut mir leid, für alle iPhone Nutzer: Die Option ist in der iOS-App von Drive aktuell nicht verfügbar.)

2. Speichern Sie jede Webseite, jedes Bild, jede Datei oder jeden Screenshot direkt aus Ihrem Browser heraus auf Drive mit der offiziellen Erweiterung Save to Google Drive Chrome. Wenn die Erweiterung installiert ist, können Sie mit der rechten Maustaste (oder mit der Strg-Taste auf einem Mac) auf einen beliebigen Hyperlink klicken, um das Ziel in Ihrem Laufwerksspeicher zu speichern – oder auf das Symbol in der oberen rechten Ecke des Browsers klicken, um einen Screenshot Ihrer aktuellen Ansicht aufzunehmen und zu speichern.

Next Level Daten Manipulation

3. Sie haben eine PDF-Datei, die Sie wie ein normales Dokument bearbeiten müssen? Kein Problem: Klicken Sie mit der rechten Maustaste (oder Strg-Klick) auf den Dateinamen auf der Laufwerkswebsite und fahren Sie dann mit der Maus über die Option „Öffnen mit“. Wählen Sie „Google Docs“ aus der Liste, die erscheint, sagen wir Hokuspokus für eine gute Sache – und in wenigen Augenblicken konvertiert Drive Ihr PDF in einfachen Text und öffnet es als neues Google Doc für Sie.

4. Wenn Sie eine aktuelle PDF-Datei markieren, hervorheben, kommentieren oder signieren möchten, fügen Sie die DocHub-App zu Ihrem Google-Konto hinzu. So können Sie PDFs direkt von Drive aus mit der gleichen Option „Öffnen mit“ öffnen und dann den Docs-reminiscent Fullscreen-Editor des Dienstes verwenden, um Ihr PDF nach Belieben zu bearbeiten. Wenn Sie fertig sind, können Sie die Datei wieder auf dem Laufwerk speichern oder auf Ihren Computer herunterladen.

DocHub ist für die Basisnutzung kostenlos, mit einem optionalen 5 $ pro Monat Upgrade für unbegrenzte Bearbeitung und andere erweiterte Optionen.

5. Vielleicht haben Sie ein PDF-Dokument, das Sie als JPG speichern möchten – oder eine WAV-Audiodatei, die Sie als MP3 speichern möchten, ein TIF-Bild, das Sie als BMP speichern möchten, oder fast jede erdenkliche Art von Dateikonvertierung. Wenn die CloudConvert App mit Ihrem Google-Konto verbunden ist, ist ein solcher Prozess immer ein paar Klicks entfernt im selben Laufwerk „Öffnen mit“ Menü. Der Service ist kostenlos für bis zu 25 Minuten Dateikonvertierung pro Tag und mit einer maximalen Dateigröße von 1 GB; wenn Sie mehr als das benötigen, müssen Sie ein einmaliges Kreditpaket kaufen oder sich für ein Abonnement anmelden.

6. Mit Drive können Sie jetzt Microsoft Office-Dateien bearbeiten – ohne spezielle Software oder aufwändige Konvertierungen. Ziehen Sie einfach das Dokument, die Kalkulationstabelle oder die Präsentation per Drag-and-Drop auf die Drive-Website, klicken Sie nach dem Hochladen auf den Dateinamen in der rechten unteren Ecke Ihres Bildschirms, und das war’s: Innerhalb weniger Sekunden öffnet sich die Datei in einem Editor für den Office Kompatibilitätsmodus.

7. Möchten Sie Ihre Arbeit lieber in Docs erledigen, auch wenn eine Office-Datei auf Ihre Weise verschickt wird? Du hast es geschafft: Klicken Sie einfach auf das Zahnradsymbol in der rechten oberen Ecke des Laufwerks, wählen Sie „Einstellungen“ und aktivieren Sie dann das Kontrollkästchen neben der Option „Hochgeladene Dateien in das Google Docs Editorformat konvertieren“. Wenn Sie das nächste Mal eine Word-, Excel- oder PowerPoint-Datei in Drive ablegen, überspringt der Dienst die Kompatibilitätsmodus-Schnittstelle und konvertiert stattdessen Ihre Office-Datei direkt in das Google Docs-Format und öffnet sie dort für Sie.

8. Bieten Sie Ihren sensibelsten Daten zusätzlichen Schutz, indem Sie Drive anweisen, Ihre Dateien mit Verschlüsselung hochzuladen und dann ein Passwort für den zukünftigen Zugriff zu benötigen. Das Geheimnis liegt in dem kostenlosen Add-on Secure File Encryption Drive: Installieren Sie einfach die App, folgen Sie den Schritten zur Autorisierung – und wenn Sie bereit sind, etwas Neues hochzuladen, klicken Sie auf die große Schaltfläche „Neu“ in der rechten oberen Ecke des Laufwerks, fahren Sie mit der Maus über „Mehr“ und wählen Sie „Sichere Dateiverschlüsselung“ aus dem angezeigten Menü.

Mehr darüber, wie genau die App funktioniert und auf welche Sicherheitsmethoden sie sich stützt, erfahren Sie in den FAQs der Entwickler.

FORTSCHRITTLICHES UNTERNEHMEN

9. Mit Google Docs können Sie auf verschiedene Versionen eines Dokuments zurückblicken, falls Sie Ihre Arbeit von einem früheren Zeitpunkt an sehen oder wiederherstellen müssen. Sie können dem gleichen Modell folgen und mehrere Versionen einer beliebigen Datei in Google Drive verwalten – ein PDF, ein Bild, ein Archiv, eine Audiodatei, einen Namen, um sie einfach zu referenzieren und später wiederherzustellen. Um zu beginnen, klicken Sie mit der rechten Maustaste (oder Strg-Klick) auf eine Datei im Laufwerk und wählen Sie „Versionen verwalten“. Klicken Sie auf die Schaltfläche „Neue Version hochladen“ und laden Sie die neue Version der Datei hoch, und wiederholen Sie diesen Vorgang bei Bedarf im Laufe der Zeit. Drive zeigt nur eine einzelne Datei in der Hauptmenü an, aber wenn Sie mit der rechten Maustaste (oder Strg-Klick) auf die Datei klicken und „Versionen verwalten“ auswählen, können Sie alle verschiedenen Versionen, die Sie erstellt haben, anzeigen und herunterladen.

Beachten Sie nur, dass standardmäßig nur 100 ältere Versionen gespeichert werden und ältere Versionen nach 30 Tagen gelöscht werden. Sie können Drive anweisen, sich ewig an einer Version festzuhalten, indem Sie auf das dreipunktige Menüsymbol neben dem Dateinamen klicken und „Keep forever“ aus dem angezeigten Menü auswählen.

10. Drive kann Ihre Ordner farblich kennzeichnen, um verschiedene Bereiche Ihres Speichers auf einen Blick leicht zu erkennen. Klicken Sie mit der rechten Maustaste (oder Strg-Klick) auf einen beliebigen Ordner und suchen Sie nach der Option „Farbe ändern“.

11. Vergessen Sie nicht, dass Drive nicht nur nach Text in PDFs suchen kann, sondern auch Bilder in Ihrem Speicher über eine Stichwortsuche finden kann. Geben Sie einfach das Gesuchte in das Suchfeld oben auf der Seite ein – „Sonnenuntergang“, „Computer“, sogar eine bestimmte Farbe wie Blau – und klicken Sie dann auf den nach unten gerichteten Pfeil im Suchfeld, und stellen Sie das Feld „Typ“ auf „Fotos und Bilder“ ein. Drive zeigt Ihnen jedes Bild, das der von Ihnen eingegebenen Beschreibung entspricht.

12. Ist der Platz knapp geworden? Lassen Sie Drive Ihre größten Dateien identifizieren, damit Sie sehen können, was Ihren Speicherplatz beansprucht, und arbeiten Sie daran, etwas Platz zu schaffen. Suchen Sie nach dem Wort „Storage“ auf der linken Seite des Bildschirms und klicken Sie auf den Bereich direkt darunter, in dem Ihre aktuelle Speichersumme angezeigt wird. Stellen Sie sicher, dass der Pfeil neben „Storage used“ auf dem Bildschirm, der als nächstes erscheint, nach unten zeigt – und wenn nicht, klicken Sie ihn einmal an, um die Richtung zu ändern. Alle Ihre Drive-Dateien werden dann in der Reihenfolge ihrer Größe angezeigt, beginnend mit der größten und fallend von dort aus.

INTELLIGENTERE GEMEINSAME NUTZUNG

13. Wenn Sie ein bezahltes G-Suite-Konto haben, können Sie eine Datei in Ihrem Laufwerksspeicher nur für einen begrenzten Zeitraum jemand anderem zur Verfügung stellen. Klicken Sie mit der rechten Maustaste (oder Strg-Klick) auf die Datei und wählen Sie „Teilen“, geben Sie dann den Namen oder die E-Mail-Adresse der Person ein, mit der Sie teilen möchten, und klicken Sie auf die Schaltfläche „Senden“. Sobald das erledigt ist, kehren Sie zu demselben Freigabemenü zurück – und klicken Sie diesmal auf „Erweitert“. Sie sehen das Timersymbol neben dem Namen der Person, mit der Sie teilen? Klicken Sie darauf, und Sie können ein Datum festlegen, an dem ihr Zugriff abläuft. Stellen Sie sicher, dass Sie auf die Schaltfläche „Änderungen speichern“ klicken, wenn Sie fertig sind.

14. Wie es jedem Nicht-Ludditen einfällt, ist das Faxen in unserer digital-zentrierten Welt gelegentlich noch immer erforderlich. Warum sollte man ein klobiges altes Faxgerät bei sich behalten, wenn man Faxe direkt vom Laufwerk aus versenden kann? Ein Drittanbieter-Add-on namens HelloFax steht bereit, um die ganze Drecksarbeit für Sie zu erledigen.

Klicken Sie dazu auf die große Schaltfläche „Neu“ in der linken oberen Ecke von Drive, wählen Sie „Mehr“ und dann „Weitere Anwendungen verbinden“. Suchen Sie in dem erscheinenden Fenster nach „HelloFax“, klicken Sie dann auf die grüne Schaltfläche „Connect“ und folgen Sie den Schritten zur Autorisierung des Dienstes.

Wenn Sie nun bereit sind, ein Fax zu versenden, klicken Sie einfach mit der rechten Maustaste auf ein beliebiges Dokument, PDF oder eine andere faxfreundliche Datei in Drive, wählen Sie „Öffnen mit“ und wählen Sie dann „HelloFax“ aus dem angezeigten Menü. Die App fordert Sie auf, bei der ersten Verwendung darauf zuzugreifen. Danach können Sie „Faxdokument“ auswählen und die entsprechenden Informationen ausfüllen, um Ihr Fax zu starten.

Wenn Sie mehr als fünf Faxe pro Monat versenden müssen, müssen Sie entweder einen Preis pro Seite zahlen oder einen Monatsplan abonnieren, der es Ihnen auch ermöglicht, Faxe zu empfangen, indem Sie sie an eine bestimmte Nummer senden und dann als PDF-Dateien an Sie weiterleiten lassen.

Alles, was fehlt, ist das ohrenbetäubende Kreischen – und ich denke, wir können alle zustimmen, dass das eine gute Sache ist.

Quelle: https://www.fastcompany.com


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